Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV, das am 1. Januar 2025 in Kraft tritt, bringt zahlreiche Neuerungen mit sich. Ziel ist es, Unternehmen von Verwaltungsaufwand zu entlasten und Prozesse effizienter zu gestalten. Eine der wesentlichsten Änderungen betrifft die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre.
Einleitung
Aufbewahrungspflichten sind für Unternehmen und Steuerpflichtige von großer Bedeutung, da sie sicherstellen, dass wichtige Dokumente für Prüfungen und Nachweise verfügbar sind. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wird nun eine bedeutende Änderung eingeführt, die die Aufbewahrungsfristen verkürzt und somit die Bürokratie weiter abbaut.
Hintergrund
Aufbewahrungspflichten haben eine lange Tradition und sind in verschiedenen Gesetzen, insbesondere dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), geregelt. Bislang mussten Unternehmen viele Dokumente bis zu zehn Jahre lang aufbewahren. Die nun beschlossene Verkürzung auf acht Jahre betrifft insbesondere Buchungsbelege.
Wesentliche Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV
Mit Inkrafttreten des Gesetzes verkürzt sich die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre. Betroffen sind unter anderem:
- Handelsbücher,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse,
- Lageberichte sowie
- die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
Diese Änderung hat erhebliche Auswirkungen auf die betriebliche Praxis und erfordert eine frühzeitige Anpassung der Archivierungsprozesse.
Vorteile und Herausforderungen
Vorteile:
- Reduzierte Lagerkosten durch kürzere Archivierungspflichten.
- Geringerer Verwaltungsaufwand bei der Dokumentenverwaltung.
- Schnellere Entlastung betrieblicher Ressourcen.
Herausforderungen:
- Sicherstellung, dass Dokumente nach Ablauf der neuen Fristen rechtssicher vernichtet werden.
- Anpassung interner Archivierungssysteme und digitaler Speicherkapazitäten.
- Abstimmung mit steuerlichen Beratern, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen.
Aktuelle Aufbewahrungsfristen
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsform | Aufbewahrungszeit |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse: im Original, ansonsten Original oder digital | 10 Jahre |
| Empfangene Handelsbriefe | Original oder digital | 6 Jahre |
| Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe | Original oder digital | 6 Jahre |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen (z. B. innerbetriebliche Korrespondenz, Bestellunterlagen, Kostenstellen, Ein- und Ausfuhrdokumente, Mahnungen) | Original oder digital | 6 Jahre |
| Buchungsbelege | Original oder digital | 8 Jahre (bisher: 10 Jahre) |
Fazit
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen stellt zwar einen Schritt in die richtige Richtung dar, bietet Unternehmen in der Praxis jedoch nur eine begrenzte Entlastung. Der Verwaltungsaufwand bleibt weiterhin hoch, und viele bürokratische Hürden bestehen fort. Unternehmen sollten daher ihre Archivierungsprozesse zwar entsprechend anpassen, dürfen aber keine umfassende Erleichterung durch die Neuregelung erwarten.
