Aufbewahrung von Freistellungserklärungen im Zusammenhang mit der Bauabzugssteuer
Die Bauabzugssteuer ist ein wichtiges Instrument zur Sicherung von Steueransprüchen bei Bauleistungen. Um die Einbehaltung der Bauabzugssteuer zu vermeiden, müssen Auftragnehmer ihren Auftraggebern eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegen. Diese Bescheinigung wird vom zuständigen Finanzamt ausgestellt und bestätigt, dass der Auftragnehmer von der Pflicht zur Einbehaltung der Bauabzugssteuer befreit ist.
Warum ist die Aufbewahrung von Freistellungserklärungen wichtig?
Die Aufbewahrung von Freistellungserklärungen ist aus mehreren Gründen von großer Bedeutung:
- Nachweis der Steuerbefreiung: Eine gültige Freistellungsbescheinigung dient als Nachweis dafür, dass der Auftragnehmer von der Bauabzugssteuer befreit ist. Ohne diesen Nachweis muss der Auftraggeber 15 % der Gegenleistung als Steuer einbehalten und an das Finanzamt abführen.
- Rechtssicherheit: Durch die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Freistellungserklärungen können Auftragnehmer und Auftraggeber im Falle einer Steuerprüfung nachweisen, dass die Steuerbefreiung rechtmäßig war. Dies schützt beide Parteien vor möglichen Nachforderungen und Strafen.
- Vermeidung von Doppelarbeit: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Freistellungserklärungen hilft, unnötige Arbeit und Verzögerungen zu vermeiden. Eine Excel-Liste mit den Freistellungserklärungen und deren Enddatum kann hierbei sehr hilfreich sein
Wie sollten Freistellungserklärungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung von Freistellungserklärungen sollte systematisch und gut organisiert erfolgen. Hier sind einige bewährte Praktiken:
- Digitale und physische Kopien: Es ist ratsam, sowohl digitale als auch physische Kopien der Freistellungserklärungen aufzubewahren. Digitale Kopien können in einem sicheren Cloud-Speicher oder auf einem gesicherten Server abgelegt werden, während physische Kopien in einem abschließbaren Aktenschrank aufbewahrt werden sollten.
- Regelmäßige Überprüfung: Mindestens einmal jährlich sollten die Freistellungserklärungen überprüft und, falls erforderlich, aktualisiert werden. Dies stellt sicher, dass immer gültige Bescheinigungen vorliegen.
- Dokumentation: Eine detaillierte Dokumentation der erhaltenen Freistellungserklärungen, einschließlich des Ausstellungsdatums und des Enddatums, ist unerlässlich. Eine Excel-Liste kann hierbei als hilfreiches Werkzeug dienen.
Fazit
Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Freistellungserklärungen im Zusammenhang mit der Bauabzugssteuer ist unerlässlich, um rechtliche und steuerliche Sicherheit zu gewährleisten. Durch die Einhaltung der oben genannten bewährten Praktiken können Auftragnehmer und Auftraggeber sicherstellen, dass sie stets gut vorbereitet sind und mögliche Probleme vermeiden.
