Steuerliche Behandlung der Weihnachtsfeier: Freibetrag, Lohnsteuer, Vorsteuerabzug & richtige Verbuchung

Weihnachtsfeiern gehören in vielen Unternehmen fest zum Jahresabschluss. Sie fördern den Zusammenhalt im Team, stärken die Bindung an den Arbeitgeber und schaffen Raum für Wertschätzung und Austausch. Auch steuerlich kann eine Weihnachtsfeier attraktiv sein – sofern die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Dieser Beitrag zeigt, wie Weihnachtsfeiern steuerlich behandelt werden, wann sie lohnsteuerfrei bleiben, wie der 110-€-Freibetrag funktioniert und auf welchen Konten die Kosten verbucht werden.

1. Wann gilt eine Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung?

Eine Weihnachtsfeier ist steuerlich als Betriebsveranstaltung anzusehen, wenn:

✔ sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern offensteht
✔ sie im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird
✔ der gesellschaftliche Charakter der Veranstaltung im Vordergrund steht

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, handelt es sich um eine steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung. Finden Feiern dagegen nur für einzelne Gruppen statt (z. B. nur Führungskräfte), kann es zu steuerpflichtigem Arbeitslohn kommen.

2. Betriebsausgabenabzug für Weihnachtsfeiern

Die Kosten einer steuerlich anerkannten Betriebsveranstaltung sind voll als Betriebsausgaben abzugsfähig. Erfasst werden können insbesondere:

• Essen und Getränke

• Musik, Künstler, Unterhaltung

• Eventlocation, Raummiete, Dekoration, Technik

• Übernachtungs- und Fahrtkosten

• Geschenke bis 60 € brutto pro Mitarbeiter

Nicht in die Kosten einzubeziehen sind interne Gemeinkosten wie Personal für Organisation, Buchhaltung oder Lohnabrechnung.

3. Lohnsteuerliche Behandlung – der 110-€-Freibetrag

Für Betriebsveranstaltungen wie die Weihnachtsfeier gilt ein Freibetrag von 110 € brutto pro Arbeitnehmer und Veranstaltung, maximal für zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG).

In den Freibetrag fallen alle Kosten inkl. Umsatzsteuer, die den Mitarbeitern zugutekommen, z. B.:

Kostenverteilung

Die Gesamtkosten werden durch die tatsächlich anwesenden Teilnehmer geteilt. Auch No-Show-Teilnehmer sind einzubeziehen. Eine Teilnehmerliste sollte daher unbedingt aufbewahrt werden.

4. Begleitpersonen – häufig unterschätztes Risiko

Wenn Mitarbeiter Familienmitglieder oder Begleitpersonen mitbringen, werden deren Kosten voll dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Dadurch kann der Freibetrag schnell überschritten werden. Für die steuerfreie Gestaltung sollte daher vorab ein klares Teilnehmerkonzept festgelegt werden.

5. Was passiert bei Überschreiten des Freibetrags?

Wird die 110-€-Grenze überschritten, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Der Arbeitgeber hat zwei Optionen:

1. reguläre Lohnversteuerung (sv-pflichtig)

2. Pauschalversteuerung mit 25 % gemäß § 40 Abs. 2 EStG (sozialversicherungsfrei)

Wichtig: Die Pauschalsteuer muss bis spätestens Ende Februar des Folgejahres angemeldet werden.

6. Umsatzsteuerliche Behandlung

Umsatzsteuerlich liegt bei einer üblichen Weihnachtsfeier kein steuerbarer Leistungsaustausch vor.
Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn die Veranstaltung überwiegend betrieblich veranlasst ist. Wird der Freibetrag überschritten, entfällt nach Auffassung der Finanzverwaltung häufig der Vorsteuerabzug insgesamt – daher empfiehlt sich eine frühzeitige Budgetplanung.

7. Verbuchung in der Finanzbuchhaltung

Für die richtige Verbuchung kommt es darauf an, ob der Freibetrag eingehalten oder überschritten wurde.

Innerhalb des Freibetrags (≤ 110 € pro Kopf)

→ steuerfrei & Betriebsausgabe

Empfohlene Konten:
4946 oder 6822 – Betriebsveranstaltungen / Zuwendungen an Arbeitnehmer steuerfrei

Über dem Freibetrag (> 110 € pro Kopf)

→ steuerpflichtiger Arbeitslohn (nur der Mehrbetrag)

Konten:

Der steuerpflichtige Teil wird anschließend über die Lohnabrechnung versteuert oder pauschal mit 25 % besteuert.

Praxisbeispiel

Gesamtkosten der Feier: 4.000 €
Teilnehmer: 30 Personen
→ Kosten pro Kopf: 133,33 €
→ steuerfrei 110 €, steuerpflichtiger Anteil = 23,33 €

Buchung:

8. Praxistipps für eine steueroptimierte Weihnachtsfeier

✔ Teilnehmerliste & Belege dokumentieren
✔ frühzeitig Budget und Kosten pro Kopf kalkulieren
✔ Begleitpersonen steuerlich berücksichtigen
✔ Geschenke nur bis 60 € brutto berücksichtigen
✔ bei Überschreitung: Pauschalsteuer prüfen und fristgerecht anmelden

Fazit

Weihnachtsfeiern können steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltungen darstellen, solange sie im eigenbetrieblichen Interesse erfolgen und der 110-€-Freibetrag je Arbeitnehmer eingehalten wird. Der Betriebsausgabenabzug ist möglich, gleichzeitig bleibt der Vorteil für Mitarbeiter steuerfrei. Bei Überschreiten des Freibetrags ist nur der Mehrbetrag steuerpflichtig – und kann auf Wunsch pauschal versteuert werden.
Mit der richtigen Planung wird die Feier steuerlich sauber, effizient und wirtschaftlich sinnvoll gestaltet.