Effizientere Buchhaltung: Praktische Tipps zur Aufbereitung und Bereitstellung Ihrer Unterlagen

Eine gut strukturierte Buchhaltung spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern trägt auch dazu bei, steuerliche Pflichten reibungslos zu erfüllen und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei zu vereinfachen. Gerade bei der digitalen Belegverarbeitung lassen sich mit einfachen Mitteln spürbare Verbesserungen erzielen. Im Folgenden finden Sie bewährte Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Buchhaltung spürbar effizienter gestalten können.

1. Digitale Tools zur automatischen Belegbeschaffung nutzen

Viele Unternehmen erhalten Rechnungen über unterschiedlichste Portale oder per E-Mail. Daraus resultiert nicht selten ein hoher manueller Aufwand beim Einsammeln der Unterlagen. An dieser Stelle setzen Tools wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher an:

• Sie verbinden sich direkt mit gängigen Portalen (z. B. Amazon Business, Telekom, Mobilfunkanbieter etc.) und laden Rechnungen automatisch herunter.
• Die Belege werden zentral gesammelt und können automatisiert weitergeleitet werden – z. B. an die Buchhaltung oder direkt an die Steuerkanzlei.
• Fehlende Belege und zeitaufwändiges Nachfassen gehören damit der Vergangenheit an.

Diese Tools sparen nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen.

2. Separates E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen – idealerweise revisionssicher

Ein weiterer effizienter Schritt ist die Einrichtung eines eigenen E-Mail-Postfachs, das ausschließlich für Eingangsrechnungen vorgesehen ist – etwa rechnungen@meinunternehmen.de. So schaffen Sie klare Strukturen und erleichtern die Belegzuordnung. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

• Das Postfach sollte ausschließlich für Eingangsrechnungen verwendet werden, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Eine revisionssichere Archivierung dieses Postfachs wird empfohlen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Anbieter wie 1&1 IONOS bieten hierzu passende Lösungen – weitere Informationen finden Sie z. B. hier.
• Informieren Sie Ihre Lieferanten aktiv darüber, dass Rechnungen künftig nur noch an dieses Postfach gesendet werden sollen.

3. Kreditkartenabrechnungen vollständig einreichen

Die Abrechnung der Kreditkarte ist eine häufige Fehlerquelle – dabei ist sie leicht zu optimieren:

• Reichen Sie alle Seiten der Kreditkartenabrechnung vollständig ein, nicht nur die erste Seite.
• Achten Sie darauf, alle zugehörigen Belege zu den Buchungen mitzuliefern (z. B. Hotelrechnungen, Flüge, Online-Bestellungen).
• Idealerweise markieren Sie auf der Abrechnung, welche Buchung zu welchem Beleg gehört.

Das erleichtert die Zuordnung und reduziert Rückfragen erheblich.

4. Belege unterwegs direkt digitalisieren (z. B. Tankbelege)

Belege, die unterwegs anfallen – wie Tankquittungen, Parkgebühren oder Verpflegungsbelege – gehen schnell verloren. Mit der DATEV Upload mobil App oder vergleichbaren Tools scannen Sie die Belege direkt mit dem Smartphone und laden sie sofort in das System hoch:

• Kein Zettelchaos mehr.
• Sofortige Archivierung und digitale Verfügbarkeit.
• Die Belege stehen uns ohne Zeitverzug zur Verfügung.

5. Trennung von privaten und unternehmerischen Konten

Ein häufiger Fehler, der die Buchhaltung unnötig verkompliziert, ist die Vermischung privater und geschäftlicher Transaktionen. Achten Sie daher konsequent auf eine saubere Trennung:

• Eigenes Geschäftskonto: Nutzen Sie für unternehmerische Einnahmen und Ausgaben ausschließlich ein separates Geschäftskonto.
• Eigene Kreditkarte fürs Unternehmen: Vermeiden Sie es, private Käufe über die geschäftlich genutzte Kreditkarte abzuwickeln – und umgekehrt.
• Separate Accounts bei Zahlungsanbietern: Auch Zahlungsdienste wie PayPal, Klarna oder Stripe sollten in getrennten geschäftlichen Accounts geführt werden.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Diese Trennung sorgt nicht nur für mehr Übersicht, sondern erleichtert die Zuordnung von Zahlungen und Belegen erheblich – insbesondere bei Betriebsprüfungen.

6. Digitale Bereitstellung über unsere Plattform

Die von Ihnen gesammelten Belege und Unterlagen können Sie uns ganz einfach über unsere digitale Plattform bereitstellen. Der Upload erfolgt strukturiert und sicher – Sie behalten jederzeit den Überblick über bereits eingereichte Dokumente. Diese digitale Schnittstelle sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss und reduziert Rückfragen auf ein Minimum.

Fazit

Mit wenigen gezielten Maßnahmen lassen sich Ihre internen Buchhaltungsprozesse erheblich verbessern. Ob automatisierte Belegbeschaffung, klare E-Mail-Strukturen oder mobile Digitalisierung – der Aufwand ist gering, der Nutzen groß.