Umwandlung der UG in eine GmbH

Ziel des Beitrags

Im Zusammenhang mit der Umwandlung der UG in eine GmbH soll ein einfacher und verständlicher (nicht abschließender) Überblick über ein Thema für (steuer-)rechtliche Laien gegeben werden. Dieser Beitrag befasst sich ausschließlich mit der Umwandlung einer UG (haftungsbeschränkt) – im Folgenden UG – in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) bzw. der damit verbundenen Erhöhung des Stammkapitals der UG.

Die UG ist als so genannte kleine GmbH ist eine beliebte Unternehmensform für Existenzgründer.

Sind Sie nun an einem Punkt angelangt, an dem Sie überlegen, die UG (haftungsbeschränkt) in die Unternehmensform ihrer großen Schwester, der GmbH, umzuwandeln?

Die oft beschriebene Umwandlung ist eigentlich eine Umfirmierung. Außerdem ist die UG keine eigenständige Rechtsform, sondern nur eine Unterform der klassischen GmbH. In der Regel spricht man davon, dass die UG im Wege einer Kapitalerhöhung in eine GmbH umgewandelt wird.

Wie wird eine UG in eine GmbH umgewandelt?

Es gibt drei Möglichkeiten, eine UG in eine GmbH umzuwandeln bzw. umzufirmieren.

1. Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln

Eine Kapitalerhöhung kann ohne weitere Einzahlungen bzw. Einlagen aus den vorhandenen, erwirtschafteten Rücklagen erfolgen. Die erste Voraussetzung ist, dass Rücklagen in entsprechender Höhe vorhanden sind. Zweitens muss das Stammkapital durch die Kapitalerhöhung auf mindestens 25.000,00 Euro erhöht werden. Drittens müssen die Gesellschafter einen entsprechenden Kapitalerhöhungsbeschluss fassen. Hierfür wird eine von einem Wirtschaftsprüfer oder einen vereidigten Buchprüfer (Steuerberater ist nicht ausreichend) geprüfte und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehene Jahresbilanz erforderlich. Außerdem darf der Jahresabschluss nicht älter als 8 Monate sein. Liegt der Bilanzstichtag (in der Regel der 31. Dezember) mehr als 8 Monate zurück, ist ggf. eine Zwischenbilanz zu erstellen.

2. Kapitalerhöhung gegen Bareinlage

Die Kapitalerhöhung gegen Bareinlage erfolgt formell durch Erhöhung des Stammkapitals durch Gesellschafterbeschluss auf mindestens 25.000,00 Euro. Erforderlich ist grundsätzlich die Einzahlung des Differenzbetrages zwischen dem bisherigen Stammkapital und dem neuen Stammkapital. Es besteht jedoch kein Volleinzahlungserfordernis. Es ist also möglich, das Stammkapital auf 25.000,00 Euro zu erhöhen und auf den Erhöhungsbetrag zunächst nur die Hälfte, also 12.500 Euro einzuzahlen. Der Rest ist regelmäßig dann einzuzahlen, wenn die Gesellschafterversammlung dies beschließt.

3. Kapitalerhöhung gegen Sacheinlage

Die Kapitalerhöhung kann auch gegen Sacheinlage in Höhe von mindestens 25.000,00 Euro erfolgen. Dabei wird ein Vermögensgegenstand (z.B. eine Maschine, ein PKW) in die Gesellschaft eingebracht. In diesem Fall gilt das Erfordernis der Volleinzahlung, d.h. der Wert der Sacheinlage muss mindestens so hoch sein wie der Betrag, um den das Stammkapital erhöht wird. Dem Handelsregister ist ein Nachweis über den Wert der Sacheinlage (z.B. Wertgutachten eines Sachverständigen) und die Art der Einbringung vorzulegen. Es ist ein Sachgründungsbericht zu erstellen und einzureichen. Das Sacheinlageverbot gilt hier nicht, da die Mindeststammeinlage einer GmbH erreicht oder überschritten wird.

Beachten Sie, dass die Kapitalerhöhung in jedem Fall der notariellen Beurkundung bedarf und die Einlagen auf das erhöhte Stammkapital nicht vor der Beurkundung des Kapitalerhöhungsbeschlusses geleistet werden dürfen. Stimmen Sie daher auch die Kapitalerhöhung mit Ihrem Notar ab.

Was kostet die Umwandlung der UG in eine GmbH?

In der Praxis wird überwiegend die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln oder die Kapitalerhöhung gegen Bareinlage durchgeführt.

Die Gesamtkosten für die zwingend erforderlichen Notarleistungen sind bei beiden Wegen in etwa gleich hoch (ca. 800 – 900 Euro netto).

Bei der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln fallen zusätzlich Kosten für die Prüfung der Bilanz durch einen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer an (ab ca. 750 Euro netto).

Welche Vorteile bietet die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln?

Ein Vorteil der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln ist, dass der Gesellschafter kein zusätzliches Kapital von „außen“ aufbringen muss. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass im Rahmen der Kapitalerhöhung gegen Bareinlage zunächst eine Ausschüttung einschließlich der damit verbundenen Besteuerung erfolgen müsste, um dann wiederum die notwendigen liquiden Mittel für die Bareinlage aufbringen zu können. Sofern ohnehin ausreichend (ungenutzte) Liquidität vorhanden ist, kann diese natürlich auch für eine Bareinlage verwendet werden.

Nachfolgend eine vereinfachte Berechnung (Fallbeispiel):

Eine Ausschüttung (aus den bereits erwirtschafteten Gewinnen) führt in diesem Beispiel zu einer zusätzlichen Steuerbelastung von ca. 3.582,42 Euro.

Daher kann rein aus wirtschaftlichen Gründen eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln und damit einhergehend eine Prüfung der Bilanz sinnvoll sein. In der Praxis erfolgt eine Umfirmierung von der UG zur GmbH regelmäßig dann, wenn Rücklagen von mindestens 25.000 Euro gebildet wurden.

Die Kosten für eine Bilanzprüfung richten sich nach dem Prüfungsaufwand. Ausschlaggebend sind unter anderem die Größe und Komplexität des jeweiligen Unternehmens. Vereinfacht ausgedrückt wird die Prüfung einer Bilanz mit einer Bilanzsumme von 1 Million Euro und einer Vielzahl von abgebildeten Geschäftsvorfällen mehr kosten als eine Bilanz mit einer Bilanzsumme von 50.000 Euro und nur sehr wenigen abgebildeten Geschäftsvorfällen.

Der Wirtschaftsprüfer oder vereidigte Buchprüfer erstellt nach Abschluss der Prüfung einen Prüfungsbericht und einen Bestätigungsvermerk.

Die Kosten der Bilanzprüfung mindern als steuerlich voll abzugsfähiger Aufwand bzw. als Betriebsausgabe den Gewinn und die Ertragsteuerbelastung der UG / GmbH.

Welche Gründe sprechen für eine Umwandlung der UG in eine GmbH?

Einer der am häufigsten genannten Gründe für eine Umwandlung der UG in eine GmbH ist, dass die UG im Rechtsverkehr nicht selten als weniger „seriös“ als die GmbH wahrgenommen wird. Hier wird häufig die Kreditwürdigkeit genannt, aber auch das allgemeine Vertrauen der Geschäftspartner in die gesellschaftsrechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse.

Gemäß § 5a GmbHG schreibt der Gesetzgeber für die UG eine „Ansparung“ der gesetzlichen Rücklage in Höhe von 25 % des (um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten) Jahresüberschusses vor. Diese Verpflichtung ist zeitlich nicht begrenzt. Indirekt besteht eine „Deckelungsmöglichkeit“, wenn die Summe aus angesparter Rücklage und Stammkapital den Betrag von 25.000 Euro übersteigt und die Gesellschafter einen Kapitalerhöhungsbeschluss mit Erhöhung auf das Mindeststammkapital von 25.000 Euro fassen. Ohne einen entsprechenden Kapitalerhöhungsbeschluss bleibt die Pflicht zur Zuführung zur Rücklage bestehen.

Offenkundig dient diese Rücklage nach der Vorstellung des Gesetzgebers letztlich der Erbringung der „regulären“ Stammeinlage von 25.000 Euro.

Welches sind die formalen Schritte bei einer Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln?

Formale Schritte auf dem Weg von der UG zur GmbH:

Ein Beschluss über die Erhöhung des Stammkapitals gemäß § 57c Abs. 2 GmbHG ist erst möglich nach

1. Feststellung des Jahresabschlusses für das letzte vor der Beschlussfassung über die Kapitalerhöhung abgelaufene Geschäftsjahr (letzter Jahresabschluss)
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Ergebnisses.

Weitere Voraussetzung für den Beschlussfassung:

1. Die letzte Jahresbilanz liegt höchstens 8 Monate vor der Anmeldung des Beschluss zur Kapitalerhöhung oder
2. Aufstellung einer Zwischenbilanz, die höchsten 8 Monate vor der Anmeldung des Beschluss zur Kapitalerhöhung liegt (§ 57e GmbHG).
3. Prüfung der Jahresbilanz bzw. der Zwischenbilanz durch den Abschlussprüfer und Erteilung eines uneingeschränkten Bestätigungsvermerks.

Durchführung der nachfolgenden Handlungen durch den Notar:

1. Notarielle Beurkundung des Kapitalerhöhungsbeschluss, welcher in der Regel eine Dreiviertelmehrheit in der Gesellschafterversammlung erfordert
2. Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste beim Handelsregister
3. Beglaubigung und Einreichung des Handelsregisteranmeldung durch den Notar

Anschließend entfällt die Verpflichtung den Zusatz “Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)” bzw. “UG (haftungsbeschränkt)” in Ihrer Firma zu führen (§ 5a Abs. 1 und 5 GmbHG). Es bleibt der Gesellschaft jedoch unbenommen, diesen Zusatz freiwillig weiter zu führen.