Umfirmierung / Umwandlung der UG in eine GmbH

Die Zielsetzung des Beitrags

hinsichtlich der Umfirmierung / Umwandlung der UG in eine GmbH ist es eine einfache und verständliche (nicht abschließende) Übersicht zu einem Thema für (steuer-)rechtlich Fachfremde bereitzustellen. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich den Übergang einer UG (haftungsbeschränkt) – im Weiteren UG – zu einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) bzw. die damit einhergehende Erhöhung des Stammkapitals der UG.

Die UG als sogenannte kleine GmbH ist eine beliebte Unternehmensform bei Existenzgründern.

Sie stehen nun an einem Punkt an dem Sie sich überlegen die UG (haftungsbeschränkt) in die Unternehmensform der großen Schwester eine GmbH umzuwandeln?

Die oftmals beschriebene Umwandlung ist tatsächlich eine Umfirmierung. Ferner ist die UG keine eigenständige Rechtsform sondern vielmehr nur eine Subvariante der herkömmlichen GmbH. Gemeinhin spricht man von einer Umfirmierung der UG zur GmbH im Wege der Kapitalerhöhung.

Wie erfolgt die Umfirmierung / Umwandlung der UG in eine GmbH?

Es gibt drei Möglichkeiten eine UG zur GmbH umzuwandeln bzw. umzufirmieren.

1. Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln

Eine Kapitalerhöhung kann ohne weitere Einzahlungen bzw. Einlagen aus den bestehenden, erwirtschafteten Rücklagen durchgeführt werden. Die erste Voraussetzung ist, dass die Rücklagen in einer entsprechenden Höhe bestehen. Zweitens ist das Stammkapital durch die Kapitalerhöhung auf mindestens 25.000,00 Euro zu erhöhen. Drittens ist, dass die Gesellschafter einen entsprechenden Kapitalerhöhungsbeschluss fassen. Hierzu wird eine durch einen Wirtschaftsprüfer oder einen vereidigten Buchprüfer (Steuerberater ist nicht ausreichend) geprüfte und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehene Jahresbilanz benötigt. Ferner darf die Jahresbilanz nicht älter als 8 Monate sein. Sofern der Bilanzstichtag (oftmals 31. Dezember) länger als 8 Monate zurückliegt, muss ggf. eine Zwischenbilanz erstellt werden.

2. Kapitalerhöhung gegen Bareinlage

Die Kapitalerhöhung gegen Bareinlage erfolgt formell mit Hilfe einer Kapitalerhöhung durch Gesellschafterbeschluss auf mindestens 25.000,00 Euro. Erforderlich ist grundsätzlich die Einzahlung des Differenzbetrages zwischen dem bisherigen Stammkapital und dem neuen Betrag des Stammkapitals. Es gilt allerdings nicht das Volleinzahlungsgebot. Es besteht also die Möglichkeit, das Stammkapital auf 25.000,00 Euro zu erhöhen und auf den Erhöhungsbetrag zunächst nur die Hälfte, also 12.500 Euro, einzuzahlen. Der Rest ist regelmäßig dann zu zahlen, wenn die Gesellschafterversammlung dies beschließt.

3. Kapitalerhöhung gegen Sacheinlage

Die Kapitalerhöhung kann auch gegen Sacheinlage auf mindestens 25.000,00 Euro erfolgen. Dabei wird ein Vermögensgegenstand (z.B. eine Maschine, ein Pkw) in die Gesellschaft eingebracht. Es gilt in diesem Fall das Volleinzahlungsgebot, d.h. der Wert der Sacheinlage muss mindestens so hoch sein wie der Betrag, um den das Stammkapital erhöht wird. Dem Handelsregister gegenüber muss der Nachweis über den Wert der Sacheinlage (z.B. Wertgutachten eines Sachverständigen) und die Art der Einbringung in die Gesellschaft geführt werden. Pflichtgemäß muss ein Sachgründungsbericht erstellt und vorgelegt werden. Das Sacheinlagenverbot greift hier aufgrund des Erreichens oder Übersteigens der Mindeststammeinlage einer GmbH nicht.

Beachten Sie, dass die Kapitalerhöhung in jedem Fall der notariellen Beurkundung bedarf und die Einlagen auf das erhöhte Stammkapital nicht vor der Beurkundung des Kapitalerhöhungsbeschlusses erbracht werden dürfen. Stimmen Sie daher die Kapitalerhöhung auch mit Ihrem Notar ab.

Welche Kosten fallen bei der Umfirmierung / Umwandlung der UG in eine GmbH an?

In der Praxis wird überwiegend die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln oder die Kapitalerhöhung gegen Bareinlage durchgeführt.

Die Gesamtkosten für Leistungen des zwingend notwendigen Notars sind für beide Wege in etwa gleich hoch (ca. 800 – 900 Euro netto).

Bei der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln entstehen zusätzliche Kosten für die Prüfung der Bilanz durch einen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer (ab ca. 750 Euro netto).

Welche Vorteile hat die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln?

Ein Vorteil bei der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln ist, dass der Gesellschafter kein „externes“ zusätzliches Kapital binden muss. Ein weiterer Gedankengang ist, dass im Rahmen der Kapitalerhöhung gegen Bareinlage ja zunächst eine Ausschüttung einschließlich damit verbundener Versteuerung erfolgen müsste, um dann wiederum das nötige Barvermögen für die Bareinlage aufbringen zu können. Sofern sowieso ausreichend (und ungenutztes) Barvermögen vorhanden, kann dieses Barvermögen natürlich für eine Bareinlage verwendet werden.

Hierzu untenstehende vereinfachte Berechnung (Fallbeispiel):

Eine Ausschüttung (aus den bereits erwirtschafteten Gewinnen) ergibt in diesem Beispiel eine zusätzliche Steuerbelastung von ca. 3.582,42 Euro.

Daher kann rein aus wirtschaftlichen Gründen eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln und damit einhergehend eine Prüfung der Bilanz sinnvoll sein. In der Praxis erfolgt regelmäßig eine Umfirmierung von der UG zur GmbH, wenn Rücklagen von mindestens 25.000 Euro gebildet wurden.

Die Kosten für eine Prüfung der Bilanz  orientieren sich am Aufwands für die Prüfung. Maßgeblich ist u.a. die Größe und Komplexität des jeweiligen Unternehmens. Einfach ausgedrückt wird die Prüfung einer Bilanz mit Bilanzsumme von Mio.1 Euro und verschiedener abgebildete Geschäftsvorfälle mehr kosten als mit einer Bilanzsumme von 50.000 Euro mit nur sehr wenigen erfassten Geschäftsvorfällen.

Der Wirtschaftsprüfer oder vereidigte Buchprüfer erstellt nach Beendigung der Prüfung einen schriftlichen Prüfungsbericht sowie einen Bestätigungsvermerk.

Die Kosten für die Prüfung der Bilanz mindern als steuerlich voll abzugsfähiger Aufwand bzw. als eine Betriebsausgabe den Gewinn sowie die Ertragssteuerbelastung der UG / GmbH.

Welche Gründe gibt es für eine Umfirmierung / Umwandlung der UG in eine GmbH?

Einer der meist geschilderten Gründe für eine Umfirmierung von der UG zur GmbH ist, dass die UG im Rechtsverkehr nicht selten als weniger „seriös“ als die GmbH wahrgenommen wird. Hier wird oft die Kreditwürdigkeit genannt, aber auch das generelle Vertrauen der Geschäftspartner in die gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse.

Gemäß § 5a GmbHG schreibt der Gesetzgeber bei der UG eine „Ansparung“ der gesetzlichen Rücklage in Höhe von 25 % des (um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr gekürzten) Jahresüberschusses vor. Diese Verpflichtung unterliegt keiner zeitlichen Begrenzung. Es besteht indirekt eine „Deckelungsmöglichkeit“, wenn die Summe aus angesammelter Rücklage und Stammkapital den Betrag von 25.000 Euro übersteigt und die Gesellschafter einen Kapitalerhöhungsbeschluss mit Erhöhung auf das Mindeststammkapital von 25.000 Euro fassen. Ohne entsprechenden Kapitalerhöhungsbeschluss bleibt die Zuführungspflicht zur Rücklage bestehen.

Offenkundig dient diese Rücklage nach der Vorstellung des Gesetzgebers letztlich der Erbringung der „regulären“ Stammeinlage von 25.000 Euro.

Was sind die formalen Schritte bei Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln?

Formale Schritte auf dem Weg von der UG zur GmbH:

Ein Beschluss zur Erhöhung des Stammkapitals gem. § 57c Abs. 2 GmbHG ist erst möglich nach

1. Feststellung des Jahresabschlusses für das letzte vor der Beschlussfassung über die Kapitalerhöhung abgelaufene Geschäftsjahr (letzter Jahresabschluss)
2. Beschlussfassung über die Ergebnisverwendung.

Weitere Voraussetzung für den Beschluss:

1. Die letzte Jahresbilanz liegt höchstens 8 Monate vor der Anmeldung des Beschluss zur Kapitalerhöhung oder
2. Aufstellung einer Zwischenbilanz, welche höchsten 8 Monate vor Anmeldung des Beschluss zur Kapitalerhöhung liegt (§ 57e GmbHG).
3. Prüfung der Jahresbilanz oder Zwischenbilanz durch den Abschlussprüfer und Testat mit uneingeschränkten Bestätigungsvermerk.

Durchführung untenstehender Sachverhalte durch den Notar:

1. Notarielle Beurkundung des Kapitalerhöhungsbeschluss, welcher in der Regel eine Dreiviertelmehrheit in der Gesellschafterversammlung erfordert
2. Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste beim Handelsregister
3. Beglaubigung und Einreichung des Handelsregisteranmeldung durch den Notar

Anschließend entfällt die Verpflichtung den Zusatz “Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)” bzw. “UG (haftungsbeschränkt)” in Ihrer Firma zu führen (§ 5a Abs. 1 und 5 GmbHG). Es bleibt der Gesellschaft jedoch freigestellt, diese weiterhin freiwillig zu führen.